Cultura do Selo: Teletrabalho enfrenta um novo obstáculo em meio ao coronavírus

À medida que mais e mais empresas adotam o teletrabalho em meio à disseminação do novo coronavírus, alguns trabalhadores ainda precisam ir aos escritórios apenas para afixar selos oficiais aos documentos – um costume exclusivo da cultura corporativa japonesa.

“Venho ao escritório toda semana para selar documentos. É uma perda de tempo”, reclamou uma mulher que trabalhava para um grande fabricante em Tóquio.

Enquanto a empresa introduziu o trabalho remoto no início de março, a mulher de 40 anos precisa aparecer no escritório uma ou duas vezes por semana, fazendo uma viagem de trem de 30 minutos em cada sentido apenas para receber os selos de sua superior nos formulários de inscrição para a despesas.

Naturalmente, seu chefe também entra no escritório para dar o selo de aprovação a esses e outros documentos. No geral, o superior trabalha no escritório três a quatro dias por semana.

Embora a mulher possa preencher tecnicamente os formulários de inscrição em seu computador, os trabalhadores devem imprimi-los, selá-los e enviá-los. Cada documento precisa ser carimbado por cinco pessoas, incluindo ela, seu chefe e um contador.

Alguns aspectos positivos do teletrabalho incluem não ter que andar de trem lotado e menos viagens de e para o escritório dela. Mas ela considera a cultura oficial de focas uma perda de tempo e diz: “O teletrabalho visa reduzir o risco de ser infectado (com o novo coronavírus). Espero que esses costumes desatualizados sejam removidos”.

O mesmo problema foi levantado durante uma reunião realizada no início de março por um grupo de empresas na região metropolitana de Tóquio que estão promovendo o trabalho remoto.

Ai Hamamoto, uma funcionária de relações públicas da Venture Republic, operadora de um site de comparação de viagens com sede em Tóquio, disse que também precisa aparecer em seu escritório pelo menos uma vez por semana.

“Temos que entrar no escritório quando precisamos obter o selo do representante da empresa em documentos como contratos. Embora possamos fazer contratos eletrônicos com alguns clientes, ainda existem algumas grandes empresas e governos locais que exigem contratos em papel”, ela disse ao Mainichi Shimbun.

Na reunião, foi apresentado um exemplo de caso de uma empresa que digitalizou 70% de seus contratos, reduzindo ao máximo o uso de selos. A Mofmof, empresa de desenvolvimento de software com sede em Tóquio, usa o serviço de contrato eletrônico “Cloudsign” desde 2015. Os usuários do sistema transformam seus contratos em formatos PDF e se comunicam com seus clientes por e-mail.

“São necessárias em média 20 horas para preparar várias dezenas de conjuntos de documentos de contrato todos os meses. Embora ainda tenhamos contratos em papel, o progresso dos contratos eletrônicos poupou o problema de selar e imprimir, economizando em cinco a 10 horas “, disse Anna Takanashi, uma funcionária de relações públicas do mofmof. “Alguns em nossa empresa dizem que devemos cobrar comissões de clientes que exigem contratos em papel”.

De acordo com uma pesquisa direcionada a 111 pessoas que trabalham com teletrabalho, conduzida em março pela Paperlogic Co., uma empresa sediada em Tóquio que fornece sistemas para digitalizar livros e contratos, o desafio mais comum sobre o trabalho remoto era “dificuldade em se comunicar com os outros”. seguido de “aposição de carimbos”.

Um questionário de novembro de 2019, destinado a 111 trabalhadores de escritório que usam selos em todas as transações e acordos, também constatou que cerca de 70% dos entrevistados consideraram o uso de selos “oneroso”. Enquanto alguns apoiaram os selos, dizendo que “representam dignidade”, metade dos entrevistados desejava mudar para os contratos eletrônicos, citando razões como a diminuição do papel dos selos como meio de validação.

Legalmente, muitos documentos corporativos já podem ser digitalizados de acordo com a lei de preservação de livros e documentos eletrônicos aplicada em 1998 e a chamada lei de documentos eletrônicos implementada em 2005, que permite a preservação em computadores de documentos que precisam ser retidos abaixo da lei. Essas leis cobrem cerca de 90% dos documentos corporativos que são obrigados a serem mantidos, como contratos e relatórios comerciais.

Segundo Hiroshi Tajima, funcionário de marketing da Paperlogic, a legislação permitiu que muitos documentos usassem o sistema de assinatura eletrônica. No setor imobiliário, a digitalização não apenas aumentou a eficiência do trabalho, mas também reduziu o custo dos selos a serem anexados aos documentos em papel.

“Mesmo que uma empresa tente promover a digitalização, enfrenta obstáculos quando seus parceiros de negócios não mostram entendimento. Esperamos que a prevalência do teletrabalho faça com que mais empresas se conscientizem das vantagens da digitalização”, disse Tajima.

Fonte: Mainichi // Créditos da imagem: Getty Images

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